Personvern (GDPR)

Hvorfor samler vi inn personopplysninger?

Norsk Komponistforening er en medlemsorganisasjon og for å yte nødvendig service til våre medlemmer samler vi inn følgende informasjon til medlemslisten: Navn, adresse og epostadresse, og fødselsdato. Det er valgfritt å dele ytterligere personopplysninger med oss, og vi ber alltid om samtykke.

Vi har også flere tilskuddsordninger og liknende hvor det er nødvendig å samle inn personopplysninger (kontaktinformasjon mm) for oppfølging og saksbehandling.

For alle som skal ha utbetalt lønn, tilskudd eller reiserefusjon samler vi inn og arkiverer personopplysninger i henhold til bokføringsloven.

Hva bruker vi personopplysninger til?

Norsk Komponistforening bruker primært personopplysninger til regnskap- og kommunikasjonsformål, og for å kunne yte en best mulig tjeneste til våre medlemmer.

Vi bruker også personopplysninger i forbindelse med søknader om tilskudd, og andre ordninger vi tilbyr, samt i forbindelse med påmelding til ulike arrangementer Norsk Komponistforening arrangerer.

Hvem deler vi personopplysninger med?

Vi oppbevarer personopplysninger i regnskapssystemet vårt. Dette gjelder alle som får utbetalt tilskudd, lønn eller reiserefusjon. Dataene hos tredjepartsleverandører (software) er sikret gjennom databehandleravtaler.

I tilknytning til Kunstnerforsikringen (medlemsfordel) har Norsk Komponistforening har inngått avtale om saksbehandling med Bafo forsikringsmegling AS. Vi har databehandler-avtale med Bafo som sikrer at Bafo ikke deler eller bruker medlemmenes personopplysninger utover kontroll av medlemskap for de som benytter seg av forsikringen, og at rutinene de har for behandling og lagring er dekkende.

For alle som får innvilget tilskudd vil kontaktinformasjon bli arkivert for regnskapsformål. Dersom du får avslag på søknad om tilskudd eller medlemskap slettes alle personopplysninger i etter søknadsbehandlingen er fullført.

Hvordan sikrer vi personopplysninger?

Norsk Komponistforening oppbevarer personopplysninger om medlemmer i medlemsregisteret vår. Vi bruker en skyløsning som er sikret på samme måte som foreningens øvrige data, med kryptering og brannmur, og kun ansatte samt styreleder og nestleder, har tilgang til medlemsregisteret.

Saksdokumentene i forbindelse med behandling av søknadene arkiveres og sikres på samme måte som øvrige, men inneholder ikke personopplysninger utover navn og prosjektinformasjon.

Informasjon som legges inn i søknader om tilskudd arkiveres til saksbehandlingen er fullført, men nettskjemaene som blir brukt blir anonymisert ved rutine to ganger i året. Dette gjelder samtlige skjemaer på våre nettsider.

Hvor lenge oppbevarer vi personopplysninger?

I utgangspunktet oppbevarer vi personopplysninger saksbehandlingen er ferdig. For alle som mottar tilskudd, lønn eller refusjoner oppbevarer vi personopplysninger slik bokføringsloven krever. For alle som får avslag på en søknad vil personopplysningene bli slettet når saksbehandlingen er fullført. Vi oppbevarer opplysninger om medlemmene våre i medlemsregisteret så lenge det er nødvendig for å oppfylle våre plikter som medlemsorganisasjon.

Hva er det lovmessige grunnlaget vi har for behandling av dine personopplysninger?

Norsk Komponistforening behandler personopplysninger med bakgrunn i følgende lovmessige grunnlag:

• Samtykke: Vi spør om ditt samtykke til å bruke personopplysninger oppgitt i ulike søknadsskjemaer.
• Kontraktsforhold: Når man arbeider hos Norsk Komponistforening, har et annet kontraktsforhold med oss, eller kontakter oss tar vi vare på personopplysninger.
• Lovmessige forpliktelser: I saker hvor loven krever at vi samler inn og behandler personopplysninger.
• Berettiget interesse: Norsk Komponistforening arbeider utadrettet for å fremme norske komponisters interesser og bruker personopplysninger i vårt arbeide i kontakt med personer og organisasjoner som er relevant for vårt arbeid.

Rettelser og sletting av personopplysninger

Du kan til enhver tid kontakte oss for å oppdatere dine personopplysninger, gi oss beskjed om hvilke personopplysninger du ønsker vi skal beholde. Hvis du ønsker at vi sletter alle personopplysninger er du også velkommen til å kontakte oss om det. Når det gjelder personopplysninger i regnskapet vårt er vi selvsagt forpliktet til å følge bokføringsloven og de krav til lagring den har.